Voor ODTH First Class Logis­tics, een Belgi­sche logis­tieke onder­ne­ming, is het essen­tieel dat de opera­ti­o­nele pres­ta­ties en de finan­ciële inzichten goed op elkaar aansluiten. Om sneller beslis­singen te kunnen nemen en processen beter te sturen, inves­teerde het bedrijf in een centrale data­fun­de­ring op basis van SAP Busi­ness Data Cloud.

Waar­de­volle data hadden we altijd al, maar ze zaten verspreid over verschil­lende systemen en werden te weinig gebruikt”, zegt CFO Nicolas Heymans. “Nu kunnen we die data combi­neren en er echt inzichten uit halen.”

De uitdaging: groei en complexiteit vergen nieuwe aanpak

ODTH, dat 140 werk­ne­mers op de payroll, vier vesti­gingen en meer dan 150.000 m² maga­zijn­ruimte telt, begon ooit als logis­tieke partner voor een beperkt aantal klanten. Maar het bedrijf groeide de voor­bije jaren uit tot een orga­ni­satie met meer dan zestig klanten in uiteen­lo­pende sectoren.

Die groei bracht ook meer complexi­teit met zich mee. Op finan­cieel vlak werkte het bedrijf lange tijd met één profit­center waarin alles werd samen­ge­bracht. Maar naar­mate de orga­ni­satie groeide, wilden ze bij ODTH veel beter kunnen inschatten hoe elke vesti­ging, elke acti­vi­teit en zelfs elke klant pres­teert.

Rappor­te­ring gebeurde wanneer iemand er tijd voor had. Dat kostte veel manuele inspan­ning en gebeurde dus niet altijd. Terwijl ook de CEO dage­lijks wilde kunnen zien hoe de operatie en de finan­ciële resul­taten evolu­eren.

Eén dataplatform als fundament

ODTH besloot daarom te inves­teren in een centrale data­fun­de­ring met SAP Busi­ness Data Cloud. Binnen die omge­ving wordt SAP Data­sp­here gebruikt om data uit verschil­lende systemen te model­leren en te harmo­ni­seren, terwijl SAP Analy­tics Cloud instaat voor dash­boards en rappor­te­ring.

Volgens Koen Vander­wegen, SAP-expert bij imple­men­ta­tie­partner Flexso, speelde eenvoud daarbij een belang­rijke rol. “Voor een bedrijf als ODTH is het belang­rijk om het tech­no­lo­gie­land­schap beheers­baar te houden. Door binnen één SAP-stack te blijven, vermijd je extra complexi­teit en kan je sneller resul­taten ople­veren.

De timing: in drie maanden resultaat

Die aanpak maakte een rela­tief korte imple­men­tatie moge­lijk. Het eerste traject werd in onge­veer drie maanden gere­a­li­seerd. Waar­door ze snel konden aantonen dat het systeem waarde ople­verde en het snel verder werd uitge­breid.

Volgens CFO Nicolas Heymans lag de uitda­ging niet zozeer in de tech­no­logie zelf, maar in datago­ver­nance: defi­ni­ties vast­leggen en ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde manier naar cijfers kijkt.

Dat bleek soms verras­send complex. “Neem iets eenvou­digs als omzet per dag”, stelt Heymans. “Rekenen we met kalen­der­dagen of met werk­dagen? Iedereen heeft daar een logi­sche rede­ne­ring voor, maar je moet wel één defi­nitie kiezen. Pas wanneer je dat afspreekt, kan je betrouw­bare rappor­te­ring bouwen.”

Het resultaat: dagelijkse inzichten

De nieuwe data­laag maakt het moge­lijk om opera­ti­o­nele en finan­ciële data dage­lijks te combi­neren. Daar­door krijgt het mana­ge­ment veel sneller zicht op pres­ta­ties per klant, acti­vi­teit of vesti­ging. Dat bete­kent dat problemen of afwij­kingen veel sneller kunnen worden opge­merkt en aange­pakt.

Super­vi­sors in het maga­zijn krijgen nu dage­lijks inzicht in volumes, perso­neels­inzet en pres­ta­ties. De inzichten helpen: van prijs­zet­ting tot plan­ning. Zo kunnen ze bij ODTH nu heel duide­lijk inschatten hoeveel work­force nodig is voor een bepaalde klant of acti­vi­teit. Dat maakt het hen makke­lijker om processen te verbe­teren of samen met klanten te bekijken hoe iets effi­ci­ënter kan.

Daar­naast helpt de nieuwe aanpak bij het sturen op marges. “We proberen resul­taten heel tast­baar te maken”, zegt Nicolas Heymans. “Bijvoor­beeld door te kijken hoeveel euro per minuut een bepaalde acti­vi­teit ople­vert. Dat maakt het meteen duide­lijk waar we het meeste impact kunnen hebben.”

Een belang­rijk voor­deel van de nieuwe aanpak is ten slotte dat discus­sies over cijfers groten­deels verdwijnen. “Vroeger had iedereen zijn eigen rapporten en spread­sheets”, zegt Chief Inno­va­tion Officer Bart Weymans. “Dan ging de discussie eerst over de cijfers zelf. Nu hebben we één model en spreken we vooral over de beslis­singen die we moeten nemen. En kunnen we sneller sturen, beter plannen en onze marges opti­ma­li­seren.”